2013年佛山市档案方志工作总结

    2013年,全市档案方志工作紧紧围绕市委、市政府工作大局,推进档案便民利民服务为主线,统筹抓好档案资源建设、信息化建设、便民服务体系建设、安全体系建设、档案制度建设等工作,为在全省率先建成档案强市打下坚实基础。

  (一)档案工作服务大局能力不断提高

  一是推进食品安全档案建设。4月,佛山市档案局出台《关于推进我市食品安全信用档案体系建设的工作意见》,发动“一市五区”档案部门力量,共同完成农作物种植类企业等6种类型单位的食品安全档案归档范围、保管期限表的编制,制订出《佛山市食品安全档案管理暂行办法》,并征求了市工商、质监、检验检疫及区档案部门的意见。8月,会同市食安办等5个部门联合印发《关于印发佛山市食品安全档案管理暂行办法的通知》(佛档[2013]42号),并在全市8个单位开展食品安全档案建档工作试点,对市直试点单位食品安全档案建档试点工作进行跟踪、落实,对各区各类型食品安全档案建档试点工作进行督促、指导,会同市食安办、市农业局和区档案局于12月下旬完成试点工作总结。

  围绕“加快转型升级,建设幸福广东”任务,加强对重大建设项目档案工作的监督指导。与市交通、水利等业主管部门密切配合,建立了由档案行政管理部门和行业主管部门条块结合、分工协作的建设项目档案管理格局,以加强重点建设项目档案登记备案制度为基础,以规范项目档案验收为手段,以提高项目档案信息化水平为支撑,全面履行监督指导职能,全程参与,积极服务。主动与佛山市铁路投资建设集团有限公司沟通,提前介入佛山地铁南延线工程项目的前期档案工作,指导该公司在项目建设前期做好对各参建单位的统筹规划,组织协调工作,确保档案的完整及规范。组织对乐狮公路吉利佛开立交工程、北滘立交二期工程、禅西大道(325国道改线)工程等项目档案的专项验收。5月,为规范我市对口援建档案,确保援建档案的齐全、完整和系统,我局派出档案工作监督指导小组赴伽师县指导援建档案工作。督导组制定了切实可行的援建档案分类方案,印发档案工作指引和整理规范,档案人员进行业务培训,提升业务水平和操作技能。

  是创建全国社会主义新农村建设档案工作示范区取得成效。今年以来,顺德区在省、市档案部门的指导下,组织实施全国社会主义新农村建设档案工作示范区创建活动,通过“三个”加强(组织领导、检查指导、管理培训),以及采取抓“两头”带中间等措施,区、镇、村三级密切配合,使农村基层档案工作得到提升和加强,特别是解决了占全区1/4的难点单位档案工作存在的问题,服务农村农业档案工作机制得到建立和健全。12月,顺德区示范创建通过了国家验收。

  四是发挥档案资政参考作用。全市共编发《档案资政参考》14期。市档案局与暨南大学就《佛山与佛教文化》项目签订课题研究协议,并派出业务骨干赴北京中国佛学院访问专家学者并查阅资料。目前,暨南大学课题组已完成两次实地调研任务,收集、考证了相关资料,完成10万字的文稿。禅城区编辑出版了《禅城古村》和《禅城旧地》系列丛书。南海区出版了《南海历史文化系列丛书(四)》。

  (二)便民利民服务体系建设不断推进

  一是围绕民生需求强化档案资源建设。根据“档案强市”目标,市局发了《2013—2017年佛山市档案馆档案接收(移交)计划》、《关于2013年全市民生档案工作任务措施的意见》,按计划有步骤接收各单位应进馆档案和电子目录,完成相应民生档案类别业务规范制订重点接收实物档案、公务礼品档案,共接收了档案3797卷,其中实物档案1757卷,专门档案73卷,声像档案1967卷举办佛山市名人档案宣传征集及“镜头下的佛山记忆”老照片征集活动,征集到习仲勋、刘田夫信函2封,前佛山市政协副主席邓振南保存的解放战争初期的珍贵老照片、手稿、报刊复印件以及荣誉证书等一批。年内征集(含寄存)档案960卷(件)。此外,航拍佛山1次,共航拍照片2176张。全年各级档案馆共执行政务拍摄任务936次,拍摄照片68918张,提供利用15126张。加大档案开放力度,档案鉴定实现了由传统以卷为单位的间接鉴定法向以件为单位直接鉴定法转变,对过去已开放的未逐件逐页鉴定的档案进行重新鉴定,共鉴定9个全宗145709件,向社会开放11466件;根据档案数字化前处理要求,核对拟数字化的9个全宗近20000卷档案的保管期限,并对部分保管期限不规范的档案进行鉴定和调整。聘请中国国家博物馆专家对馆藏字画进行鉴定,发现一批珍宝;对部分馆藏价值较高的字画及破损、霉变的解放初期工商登记档案进行修裱、防虫杀虫处理。

  二是以服务为导向推进档案信息化建设。按照省档案局要求,开通“就地查询、跨馆出证”档案查阅利用系统,市档案馆开放档案目录6401条数据导入系统,并完成对前台服务人员的操作培训。目前跨馆查询利用系统包括12个市级档案馆932235条档案目录。年内,在市局及市行政服务中心试点完成档案网上查询出证系统测试和系统安装工作,落实“市民之窗”和“综合服务窗口”的档案利用服务功能建设。全市婚姻档案目录及全文数据汇集、整合完成。目前,档案网上查询出证相应标准、规范已经制订完毕,档案查询利用业务委托授权、宣传推广及人员培训等工作已经完成,待进一步完善系统功能后即可正式开通使用。市档案局对佛山市字档案馆系统功能进行完善升级,印发《佛山市电子档案数据移交细则》的通知,在选定部分市直单位进行电子档案数据在线移交测试基础上,开展电子档案数据在线移交工作。全年市档案馆接收进馆目录数据206952条,原文数据105720份。2013年,佛山市现行文件查询系统筛选公开电子文件9419份,已上网公开电子文件2137 份。目前,现行文件查询中心公开文件已达99835份。全市完成数字化处理档案291万页。

  三是优化档案利用和政府公开信息查阅工作全市各级综合档案馆除了做好档案利用接待外,还利用问政平台、12345服务热线、函电代查、网上预约查询、现行文件网上查询等做好档案服务,取得很好的成效。到12月底,市档案馆接待社会各界查阅利用纸质档案资料1723人次,提供利用档案资料5383卷771件(张)次,复(打)印档案资料31021张。

  进一步优化档案查询利用工作,佛山市档案馆对2003-2012年档案的利用人群、利用内容、利用目的等基础数据进行统计和分析,找出档案利用的规律,预测今后的利用趋势,探索新时期档案馆利用服务工作的新思路。

  (三)档案安全保密力度不断加强

  一是我市档案保密工作得到省保密专项检查组的充分肯定。5月,保密局、档案局联合检查组对我市进行档案系统保密专项检查。检查组在听取汇报,实地检查档案库房、计算机房、数字化处理场所后,充分肯定了我市档案保密工作所取得的成绩,认为在所有被检查的地级市中,管理水平管理效率等方面我市均排在全省前列,省保密局领导指示我们总结数字化和档案鉴定工作经验,供全省档案保密部门借鉴学习。

  二是加大文件档案保密安全检查力度。年初市档案局、市保密局、市经济和信息化局联合组成检查组,赴全市6个国家档案馆、5个区的区委、区府两办、10个市直单位进行重点抽查。检查组通过听取自查汇报、上机检查有关电脑、实地查看档案实体、数据和台账等方式,全方位了解档案保密安全工作状况,排查保密安全隐患。市档案局多次上门为市直单位及市、区档案馆系统提供技术服务,并结合年终档案年检工作,要求市直各立档单位全面自查档案安全保密情况,联合市保密局对十二个抽检单位进行现场检查,将检查意见及时向被检单位反馈,对个别单位发出整改通知,收到较好效果。

  三是强档案数字化处理安保工作印发《档案数字化过程中档案安全保密的要求与措施》,组织对五区档案部门有关人员开展档案数字化处理保密安全专题培训;4月,印发《佛山市纸质档案数字化验收标准》,指导和规范各区档案局及市直单位在纸质档案数字化过程中的安全保密工作和验收标准。

  四是加大对档案中介机构的监管力度。市档案局不断加强对档案中介机构的监管力度,与市保密局联合制定《佛山市档案中介机构保密管理意见》;10月,印发《佛山市档案局档案中介机构管理办法》,并对全市登记备案的中介机构相关人员进行培训,宣讲《佛山市档案局档案中介机构管理办法》,强调档案保密安全问题,确保万无一失。

  五是开展档案密级排查。2013年,市档案馆对已鉴定为开放和1991年前已解密的档案进行排查,区分本级(含有管辖权)和非本级(含无管辖权)档案共75094份,对其中不解密的24709条进行标著,根据排查情况重新为档案数字化提供密级清单2414条同时对2009年后接收的文书档案进行查密,共计4800卷56238件。

  六是开展电子数据异地备份工作。备份数据源包括数字档案馆系统电子数据、声像数据和数字化扫描图片数据,总容量为5850.66GB。完成数据一式三份的磁带备份,并在12月把备份磁带移送浙江省绍兴市、广西壮族自治区桂林市档案馆异地保存,同时也接收了桂林市档案馆的异地备份数据(光盘)。

  (四)制度建设水平不断提升

    是开展制度建设年活动。佛山市档案局根据工作实际,制定了工作规则,内容涵盖工作职责、工作规程、会议制度、业务工作制度、学习制度、保密制度等。

    二是档案工作纳入市直机关部门绩效评价体系。市档案局制订了《佛山市级单位绩效管理文件档案工作规范》,根据单位自查、协作组互查和市档案局日常检查、抽查及综合评议等环节,确定评定分,为市绩效考核机关提供市级单位年度绩效考核中档案工作情况数据源,借助绩效评价手段促进市直单位档案工作开展。

  三是起草《佛山市档案管理规定》。召开了由全市档案部门和市法制局人员参加的制订《佛山市档案管理规定(稿)》调研座谈会,按规定完成社会公众意见的征集,并征询省档案局、市法制局领导和专家意见;9月送市政府办公室审核,争取于近以市政府名义颁布施行。

  (五)志鉴工作取得新成果

  一是地方志资料年报工作有序开展。根据《广东省地方志资料年报制度》的要求,2013年我市全面启动地方志资料年报工作。6月召开了全市地方志工作会议,对开展资料年报工作进行部署和培训。至年底,共收到90个单位提交的稿件。

  二是地方志资源开发利用实现突破。市方志办组织人员先后前往五区以及南庄镇、西樵镇调研,走访广东省立中山图书馆、佛山市图书馆、南海区图书馆,并深入到民间收藏爱好者家中了解情况,基本掌握了全市档案、方志系统内的家谱、族谱保存数量和状况。从9月份开始,市方志办全面收集整理佛山地区旧族谱、家谱,据统计,1949年之前编修的族谱、家谱有271种,计划分三期进行复制整理。第一期项目已启动,共计62种。

  三是年鉴编纂再获殊荣。在第七届全国年鉴编校质量检查评比中,《佛山年鉴》(2012卷》获一等奖,《三水年鉴》(2012年卷)获二等奖。11月,佛山年鉴社被推举为中国出版协会年鉴工作委员会第三次代表大会理事单位。

  (六)人才队伍建设上新台阶

  一是干部队伍得到壮大和优化。 公开、公正、竞争、择优原则的基础上公开招录工作人员,引进高素质的专业人才。今年档案局和档案中心新招录20人,有3名硕士研究生,高级和中级技术职称专业人员各一名,年龄均为35岁以下,优化了档案工作人员的专业结构和年龄结构。

  二是教育培训形式创新多样。3月,全市40多名档案工作领导干部及业务骨干参加由佛山市委组织部、市委党校、市档案局与武汉大学信息管理学院合办的“佛山市档案信息服务民生”专题培训班王玲副市长亲赴武汉大学参加开班仪式,并作动员讲话;佛山市档案局与武汉大学信息管理学院签订了《档案工作合作协议》,双方商定在共建学生实习基地、档案人员教育培训、档案科研等方面开展更深、更广的合作市档案局联合禅城、南海区档案局举办了3期档案工作新上岗人员培训班,培训中首次开设档案保密安全课程,共培训667人;举办立档单位电子档案数据在线移交操作培训班;9月,举办了一期2013年全市档案人员继续教育培训班,邀请武汉大学周耀林教授讲课,全市共200余档案从业人员参训,取得了良好效果。