2012年佛山市档案方志工作总结

   2012年,全市各级档案、方志部门在各级党委、政府的正确领导下, 在各部门的支持配合下,以服务为主线,以“两馆”(数字档案馆和新馆)建设和创建全国档案信息服务基层示范市为主要抓手,在完成常规档案业务工作的同时,重点抓好档案资源建设、档案信息化建设、档案安全体系建设等工作,紧紧围绕市委、市政府工作大局,积极创新,主动服务,为“民富市强、幸福佛山”建设做出了新的成绩。我市“一市五区”6个综合档案馆中,佛山市馆、南海区馆、顺德区馆被评为优秀单位。禅城区、南海区、顺德区档案局(馆)被评为全省档案系统“建立民生幸福档案,促进幸福广东建设”主题实践活动优秀单位。市方志办获得“全省地方志工作先进集体”荣誉称号《佛山年鉴(2011年卷)》获第六届全国年鉴编校质量检查一等奖。

    一、档案信息化建设扎实推进

    佛山市数字档案馆系统及档案信息服务网络延伸到镇(街)、村(居)项目建设取得新进展。佛山市数字档案馆二期项目于去年底启动,至今年5月底已完成基础平台功能拓展和完善,并在5个区档案馆和99家市直单位安装部署档案资源管理系统,基本实现对全市档案、政务电子文件有效统一的在线管理与利用,实现对各成文单位文件的生成、利用信息进行准确统计,实现对各成文单位文件的实时在线移交、公开,实现对馆藏档案、现行文件提供高效、便捷的管理与利用,总体效果良好。9月,印发了《佛山市档案信息服务网络延伸到镇(街)、村(居)建设实施意见》。完成了档案信息服务网络延伸到镇(街)、村(居)系统软件的开发工作,选定6个镇(街)、5个村(居)开展档案信息服务网络延伸工作试点。12月,佛山市数字档案馆二期项目顺利通过验收。

    开展文件档案数据准备。以落实国家局9号令契机,加大民生档案数据收集力度,改善馆藏结构;规范档案解密和开放等级划分,在确保信息安全前提下,提高档案开放质量和比率,方便利用者查阅;重组档案解密和开放定级鉴定人员队伍。全市档案馆共完成纸质档案数字化处理922万页,历年累计完成2150万页;接收现行电子文件32万份。

    二、强化档案安全体系建设

    完善档案安全体系相关制度。为进一步加强档案安全体系建设,市档案局印发了相关文件:为了在不放宽档案开放标准的情况下增加开放档案数量,印发了《关于以件为单位进行档案开放鉴定的意见的通知》(佛档〔2012〕1号);为了确保提供给镇(街)、村(居)查询利用的档案数据的保密安全,印发《关于印发〈佛山市档案解密及档案开放等级划分办法〉的通知》(佛档〔2012〕30号);为了妥善处理新形成的涉密文件的归档问题,印发了《2012年佛山市若干档案业务统一口径的意见》(佛档〔2012〕36号)。

    签订档案安全责任书。根据《广东省各级各类档案局(馆)档案安全问责试行办法》的要求,全市各级各类档案馆均成立了档案安全领导小组,局(馆)长与局(馆)分管领导及负责档案收集、保管、利用的科(股)负责人签订安全责任书,有关科(股)负责人与本科(股)有关人员签订安全责任书。全市各级档案馆签订档案安全责任书共186人。

    加大文件档案保密安全检查力度。12月,为进一步加强我市文件档案保密安全工作,严防文件档案信息泄密事件发生,根据市委指示,市政府召开全市档案保密安全工作会议,王玲副市长作了重要讲话。会议就加强新时期加强文件档案保密安全进行了全面部署。会后,在各级各单位自查基础上,市档案局、市保密局、市经济和信息化局联合组成检查组对市、区国家档案馆、市直和区直部分单位30个机关部门进行文件档案保密安全抽查。同时,为了确保档案数字化中涉密文件的安全,依据《各级国家档案馆馆藏档案解密和划分控制使用范围的暂行规定》等规定,对市档案馆馆藏文书档案中的涉密文件进行地毯式清查、处置。

    做好电子数据异地备份。市档案馆与已签订备份协议的两个省外地级市档案馆开展电子数据异地备份工作,做好档案数据跨省安全备份等系列档案安全体系建设工作。

    三、实现行政管理与档案服务职能分离改革

    市档案局积极争取市领导和有关部门的支持,经市编委办批复同意,调整原市档案局(市档案馆)的管理职能,组建佛山市档案管理中心,增加人员编制26名,充实了业务队伍。明确区分档案行政管理和具体服务工作开展两种职能,进一步突出和强化档案工作的服务能力,有利于档案专业工作更具科学性、规范性和系统性。 

    四、新馆建设步伐加快

    佛山市档案大楼总建筑面积5.2万平方米,综合档案馆为3.5万平方米,其中库房面积21000平方米,战备档案库1700平方米,查阅及公众区3500平方米,展览区1600平方米,设备用房2800平方米,业务技术及办公用房4400平方米。目前,新馆已完成外立面主题设计,各项机电设备、智能化系统完成采购,空调、电梯、高压细水雾消防系统和大楼智能化系统等项目招标采购,正在进行施工安装和室内装修。

    五、着力提升公共服务水平

    市直国有改制企业档案处置工作成效显著。市档案局针对原市直改制企业档案不同的保管状况采取了不同的处置策略。对保管条件恶劣或者其他原因可能导致档案严重损毁和不安全的档案,采取直接接收进馆等措施,确保档案完整和安全。全年共接收档案47373卷(盒、件),对300多卷企业职工档案进行数字化备份;对保管条件尚可的部分企业档案,签订《国有转制企业档案暂缓移交协议书》。

    重点建设项目档案工作不断加强。抓好省属、市属重点建设项目档案工作登记、指导和验收等,为建设单位、施工单位、监理单位做好服务工作。全市共验收重点工程项目24项。9月,市局派出考察交流组赴新疆伽师县对佛山市援疆工作队档案员进行业务培训,规范援疆档案的收集、整理工作。12月,为进一步提高全市档案业务骨干的业务能力,有效促进我市重大建设项目档案管理水平的提高,动员全市建设项目参建单位争创“广东省重大建设项目档案金册奖”,市档案局举办了全市档案业务骨干暨重大建设项目档案工作培训班。

    《档案资政参考》视野有新拓展。今年以来,《档案资政参考》主要围绕市(区)委和市(区)政府的中心工作,以及社会热点和群众关心的民生工程,开展搜集、整理和编纂工作,不断开拓新的主题。全市共编印《档案资政参考》25期。市局在今年编写的14期《档案资政参考》中,从佛山农村改革、现代农业的发展、城市创文建设,到佛山中小企业发展举措、促进培财政策对佛山工业发展的推动,以及佛山市利用外资情况分析等,涉及各个领域,为党政领导提供决策参考,为当地经济社会发展提供了有效服务。南海编印《西樵山书院文化传承与复兴的几点意见和建议》,为开发西樵山提供参考,受到区领导和西樵镇政府的重视和关注。顺德编印《顺德档案资政参考》,为区政府决策提供借鉴。

    六、档案资源建设有新拓展

    档案馆基础业务有序开展。为了进一步丰富馆藏内容,完善馆藏结构,佛山市档案馆不断拓宽档案收集渠道,主动走出馆门,向社会广泛征集特色档案、名人档案,先后在广佛都市网、政府网和《广州日报》、《南方日报》发布通告消息,共征集了档案 983件。年初,市局印发了《关于以件为单位进行档案开放鉴定的意见》,加大开展馆藏档案鉴定的力度,全市共鉴定开放档案45973全市各级综合档案馆通过接收、征集、采集等手段,新接收文书、科技、音像、视频、实物、名人等类档案127922卷、160182件,进一步丰富了馆藏档案。全市各级综合档案馆共接待社会各界查阅利用纸质档案资料52329人次,提供利用档案资料92808卷(件、册),复印档案资料106125张,为群众解决纠纷,为查找干部职工有关工龄、任职、社保,为查证党和政府有关法规、政策,为编史修志等各方面提供了确切详实的依据。

    “航拍佛山”专题摄影活动取得成功。为了反映佛山市经济建设、城乡建设以及社会事业各方面建设的重大成就,以新视角展示佛山市产业转型、城市转型和环境再造的新形象,配合我市城市升级三年行动计划全面实施,为国家积累珍贵的影像记录,佛山市档案局于2012年8月份,组织开展对全市重点区域进行航拍的活动,共航拍两个架次,拍摄照片1.7万多张。全年各级档案馆共执行政务拍摄任务896次,拍摄照片102679张,提供利用9121张。

    制定《佛山市档案管理规定》。为了加强档案管理,有效地收集、保护和利用档案,促进经济和社会发展,根据《档案法》和《广东省档案条例》等法律、法规,市档案局在广泛调研的基础上,草拟了《佛山市档案管理规定(稿)》,正在广泛征求意见

    开展理论研讨活动。根据省档案局关于在全省范围内开展“建立民生幸福档案,促进幸福广东建设”主题实践活动的要求,佛山市档案局、佛山市档案学会面向全市举办了“幸福档案助力智慧佛山建设”征文活动共收到80篇文章,评选出一等奖1名,二等奖2名,三等奖3名,优秀奖20名,优秀组织奖2名。

    七、地方志工作喜获新殊荣

    在全省地方志工作先进评选活动中,佛山市方志办获得“全省地方志工作先进集体”荣誉称号,获得省政府领导表扬。

    读志用志取得新成绩。2012年4月,由市地方志办牵头,联合市教育局、市文广新局、佛山传媒集团、市陶瓷协会,开展向社会赠书活动。赠送的书籍包括第一轮《佛山市志》、第二轮《佛山市志(1979—2002)》和《佛山陶瓷纵览》、《珠江三角洲堤围水利与农业发展史》、《从国内主媒体看佛山》等,授赠单位有机关、社区、文化机构、图书馆、大专院校、中小学校、各大企业及镇街文化站等,赠送书籍共2767套、4149册,总价值共近200万元,授赠单位共183个,较好地实现了地方志书的社会共享,在全市掀起了读志用志活动的高潮。为了扩大地方志的影响,市方志办通过官方微博、市地情网等大力宣传读志用志活动,并通过电视台、报纸等新闻媒体进行报道。

    年鉴编纂打造精品。全市方志部门高度重视综合年鉴质量,加强制度建设,改版创新,增设特色内容,提高质量,打造精品,把年鉴作为城市文化名片打造,突出地方特色,拓展年鉴反映社会现实的广度和深度。2012年的《佛山年鉴》以城市升级为主题,紧紧围绕提高城市品质、产业转型升级、创新社会管理、提高文化软实力的四大部分进行组稿,并搜集整理了400张图片,以浓墨记述佛山城市升级全过程的亮点。

    地情资源开发利用取得新成果。市方志办编辑出版《佛山历史人物论丛》,获得社会好评。南海做好《南海历史文化系列丛书》第二辑的出版发行工作,包括《南海龙狮》、《南海衣冠》、《南海古村》,并翻印乾隆《南海县志》和《西樵山志》,同时做好《南海历史文化系列丛书》第三辑《南海“非遗”》、《南海书画》、《南海诗联》的资料搜集和编纂工作,整理出版《张荫桓集》,再版《辛亥南海志士》。制作了《佛山记忆——南海故事》系列影视资料,受到群众喜爱和社会各方的好评。;顺德区与区委宣传部、顺德电视台合作大型电视系列纪实《顺德人顺德事》于2012年10月29日开播,社会反响良好。三水开展地情调研,出版《芦苞故事》、《三江情怀水都韵——三水地情编研集》、《白坭风流》;收集整理和编辑李乐诗口述和图片,编辑出版《爱与勇的人生——探险家李乐诗传奇故事》,并协助制作了《寻找佛山历史文化名片》、《广东地名故事》,目前已基本完成。高明继续发挥革命老区的优势,组织人员编辑出版了《鞠躬尽瘁人民——谭植棠传》、《经历风雨也同舟——谭平山年谱解读》。

    地方志理论研讨取得新突破。市方志办组织开展了全市地方志理论研讨活动,共收到相关论文17篇。市方志办通过组织有关专家对论文进行评选,评出6篇优秀论文。此次收集到的论文,为历年来稿件质量最高、数量最多的一次。在全省论文评比中,由市方志办推荐的《对广东旧志整理的思考及展望》和《广府搭棚艺术》两文分别获得二等奖和三等奖,市方志办获得活动组织先进单位称号。此外,全市方志工作者积极撰写论文,并在《广东史志视窗》等省级刊物发表了《小议地方志的地情研究选题及论文撰写》等方志论文。

    一年来,全市档案、方志工作虽然取得了一定成绩,但仍存在档案保密安全工作督查力度需进一步加大、部分区档案馆舍和保管设施不符合国家标准和要求等问题。这些问题有待在今后工作中切实加以解决。