佛山市档案局档案中介机构管理办法

第一条 为了加强佛山市档案中介机构管理,规范档案中介机构活动,根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国保守国家秘密法》、《广东省档案条例》、广东省档案局《广东省档案中介机构备案登记管理办法》等法律、法规、规定,结合本市实际,制定本办法。

第二条 本办法所称档案中介机构,是指在佛山市利用专门的知识和技能为社会提供档案整理、保护、鉴定、寄存、数字化、培训以及档案业务咨询等档案中介服务的机构

   第三条 凡在本市从事档案整理、保护、鉴定、寄存、数字化、培训以及档案业务咨询等中介服务的机构必须在本市的档案行政管理部门备案登记。未经本市档案行政管理部门备案登记的机构及其从业人员不得在本市范围内从事上述业务。

第四条 市、区档案局是档案中介机构备案登记的管理机关,负责备案登记管理工作。

在佛山市工商行政管理部门注册的档案中介机构,在佛山市档案局进行备案登记。

在本市各区工商行政管理部门注册的档案中介机构,在相应的区档案局进行备案登记。

在佛山市外工商行政管理部门注册并在本市开展档案中介服务的机构,在开展中介服务的所在市、区档案局备案登记。

档案中介机构在佛山市“一市五区”范围内的档案行政管理部门进行备案登记后,其备案资格在有效期内在全市有效。

第五条 佛山市档案局负责全市档案中介机构的业务指导和监督检查;各区档案局负责本行政区域内档案中介机构的业务指导和监督检查。

第六条 在本市从事档案中介服务的机构应具备以下条件:

(一)经工商行政管理部门注册,并取得营业执照;

(二)《营业执照》的经营范围包含其所从事的档案中介业务;

(三)有与档案中介服务相适应的固定场所、设施设备,其中提供档案寄存服务的,其库房应当满足《档案馆建设标准》(建标103-2008)、《档案馆建筑设计规范》(JGJ25-2010)规定的有关档案防护要求;

(四)有相应的档案整理、保护、鉴定、寄存、数字化、培训以及档案业务咨询的资格和能力;

(五)有两名以上取得档案从业人员上岗证书的专业人员并且有不少于1名档案专业中级以上(含中级)专业技术资格职称的人员;

(六)符合保密法规规定,非涉密档案中介机构在档案服务工作中应明确保密责任,成立保密工作领导小组,建立保密管理制度和保密应急机制,明确法定代表人、分管保密工作负责人、重要部门或项目负责人的保密职责。不得违反保密规定,不得处理涉及国家秘密的文档以及有关业务主管部门规定不得处理的文档;非涉密档案中介机构的工作场所、档案工作人员管理、档案信息系统和档案信息设备均应符合相关保密管理要求;

(七)法律、法规和规章规定的其他条件。

第七条 档案中介机构工作人员不得接触和处理涉密文件档案(指未解密的标有“绝密”、“机密”、“秘密”字样的文件档案)、内部(工作秘密)或含有敏感信息的文件档案。如在档案中介服务中发现上述文件档案,需立即交还委托方,并向当地档案和保密行政管理部门报告,不得继续留存或自行处理。

敏感信息包括:组织机密,国家、军队秘密等涉及国家安全利益的国防军事、外交外事、经济发展、社会稳定、科学技术等方面可能损害国家在政治、经济、国防、外交等领域的安全和利益的秘密事项信息;企业、公司商业秘密信息包括企业工业技术信息、商业经营信息和管理信息等;个人隐私信息等。

第八条 档案中介机构备案登记的时间:在本市工商行政管理部门注册登记的,在取得营业执照后一个月内进行备案;在佛山市外工商行政管理部门注册并在本市开展档案中介服务的,在本市开展档案中介服务一个月前进行备案。

第九条 申请档案中介机构备案应提供以下文件材料:

(一)备案登记申请

(二)佛山市档案中介机构备案登记表(附表1);

(三)营业执照复印件(需加盖公章,并需验看原件);

(四)中介机构负责人身份证复印件(需验看原件);

(五)佛山市档案中介机构从业人员名录(附表2)、身份证复印件、档案专业技术资格证书复印件、档案人员上岗证书复印件以及社保缴纳证明材料(身份证及相关证书需验看原件);

(六)提供档案寄存服务的中介机构备案时还应提供以下资料:

1.档案库房的房产证明文件或者租赁合同复印件(需验看原件);

2.消防主管部门出具的档案库房所在楼宇的消防行政许可证复印件(需验看原件);

3.档案库房及业务用房建筑平面图、档案库房楼板荷载设计或者检测资料;

4.寄存档案库房设施设备统计表(附表3);

5.寄存档案管理规章制度文件。

第十条 受理备案的市、区档案行政管理部门应当按照规定的条件和程序对档案中介机构的材料进行查核,并视情况决定是否对档案中介机构进行实地考察;对从事档案寄存服务的中介机构,档案行政管理部门必须对其库房及其设施设备进行实地考察。

第十一条 受理备案的市、区档案行政管理部门应当在受理备案后10个工作日内作出是否备案的决定。

获准备案的,市、区档案行政管理部门应当向申请人颁发由广东省档案局统一制作的《广东省档案中介机构备案登记证书》。

在区档案局备案的,在备案登记后5个工作日内由区档案局向市档案局汇总上报相关信息,同时将备案情况知照当地保密部门。

备案登记情况由佛山市档案局统一在市档案局网站予以公告,同时将公告情况知照市保密部门。

第十二条 《广东省档案中介机构备案登记证书》不得伪造、涂改。

第十三条 档案中介机构发生名称、住所、机构负责人等重大事项变更的,应当在企业登记机关办理登记变更手续后的10个工作日内办理备案变更手续。

第十四条 档案中介机构应当每两年向备案登记的市、区档案行政管理部门申请备案复核。备案复核时须提交以下文件材料:

(一)备案登记复核申请书;

(二)佛山市档案中介机构备案登记表(附表1);

(三)营业执照复印件(需加盖公章,并需验看原件);

(四)中介机构负责人身份证复印件(需验看原件);

(五)佛山市档案中介机构从业人员名录(附表2)、身份证复印件、从业人员保密协议、档案专业技术资格证书复印件、档案人员上岗证书复印件以及社保缴纳证明材料(身份证及相关证书需验看原件);

(六)两年内开展档案中介服务业务的情况说明(其中必须包括中介机构两年来安全保密工作情况说明);

(七)档案中介机构备案登记证书;

(八)提供档案寄存服务的中介机构备案复核时,还应当提供以下资料:

1、消防主管部门例行消防检查材料;

2、寄存档案库房设施设备统计表(附表3);

3、寄存档案数量统计表(附表4)等。

市、区档案行政管理部门对提供档案寄存服务的中介机构除检查书面文件外,必须进行实地检查。

第十五条 复核合格的,市、区档案行政管理部门向申请人换发《广东省档案中介机构备案登记证书》。复核不合格的,应当告知其原因,并要求限期整改;整改后仍不合格的,由档案行政管理部门依法处理。

在区档案行政管理部门复核合格的,在复核合格后5个工作日内由区档案局向市档案局汇总上报复核相关信息,同时将复核情况知照当地保密部门。

档案中介机构复核合格情况由佛山市档案局统一在市档案局网站予以公告,同时将公告情况专文知照市保密部门。

第十六条 档案中介机构备案后,应遵守有关法律、法规和规章,严格自律,市、区档案行政管理部门对其进行不定期监督检查,在检查中发现问题须提出书面限期整改要求。

第十七条 有下列情形之一的,市、区档案行政管理部门可以注销档案中介机构备案:

(一)有重大事项变更,未按规定申请办理备案变更的;

(二)伪造、涂改《广东省档案中介机构备案登记证书》的;

(三)拒不接受市、区档案行政管理部门、保密部门监督检查的;

(四)不在规定期限到有关档案行政管理部门申请备案复核的;

(五)不按档案、保密部门在监督检查及备案复核时提出的整改要求进行整改的;

(六)提供虚假信息、证明材料的;

(七)从事涉密、内部或含有敏感信息的文件档案中介服务活动,或者在从事档案中介服务过程中发现涉密、内部或含有敏感信息的文件档案不按规定处理的;

(八)从事档案中介服务时不执行档案法律法规和业务规范标准的;

(九)存在其他违法、违规行为的。

档案中介机构的营业执照被注销、吊销,其取得的档案中介机构备案登记证书自然注销。

第十八条 存在本办法第十八条所列情形之一、被区档案行政管理部门注销档案中介机构备案的,在注销备案后5个工作日内由区档案局向市档案局汇总上报相关注销信息,同时将注销情况知照当地保密部门。

全市档案中介机构注销信息由佛山市档案局统一专文知照市保密部门。

第十九条 在本办法印发前已在市、区档案行政管理部门进行备案登记且在备案有效期内的档案中介机构,在本办法印发后一个月内,须到有关档案行政管理部门按照本办法要求进行重新备案登记。

第二十条 本办法自印发之日起施行。

第二十一条 佛山市档案局2008年8月12日印发的《关于开展佛山市档案中介机构备案登记的通知》(佛档〔2008〕33号)自本办法印发之日起废止。

第二十二条 本办法由佛山市档案局负责解释。

 

附表1

佛山市档案中介机构备案登记表

填报单位(盖章):           填报时间:    年  月  日

机构名称

企业性质

企业登记

机关名称

备案性质

初次

复核

经营范围

注册资本

从业人员

数量

机构负责人

联系电话

联系人

联系电话

办公地址

邮政编码

备案登记

证书编号

(备案登记机关填写)

颁发日期

(备案登记机关填写)

注:企业性质是指:国有企业、集体企业、股份合作企业、联营企业、有限责任公司、股份有限公司、私营企业、港澳台商投资企业、外商投资企业、其他企业等。

 

附表2

佛山市档案中介机构从业人员名录

 填报单位(盖章):                                   填报时间:  年  月  日 

序号

姓名

性别

年龄

户籍所在地

身份证号

学历

专业技术

资格

是否经过档案工作人员上岗培训

上岗证编号

专业技术资格证编号

 

 

 

 

 

 

  

  

 

  

 

附表 3

寄存档案库房设施设备统计表

填报单位(盖章):       填报时间:    年  月  日

设施设备

数    量

库房面积(㎡)

密集架(列)

标准箱柜(套)

空调机(台)

抽湿机(台)

温湿度记录仪(个)

防潮防磁柜(个)

灭火器(个)

其他设备

 

附表4

寄存档案数量统计表

填报单位(盖章):       填报时间:    年  月  日

档案寄存

单位名称

寄存档案

种类

寄存档案数量

寄存档案起始年限

附件下载:佛山市档案局关于印发佛山市档案局档案中介机构管理办法的通知-正本.doc