市直各单位：
　　电子公文的管理、归档工作关系到我市党政机关政务信息资源长期安全存储和有效利用问题，是我市电子政务建设的基础性工作。目前，随着电子政务工程的推进，市直各单位已产生大量的电子公文。由于各种原因，这些电子公文档案处于分散管理状态，未能妥善地进行集中管理，再加上电子公文具有容易修改、删除、灭失等特性，稍有疏忽便有可能造成无可挽回的损失。为切实保证电子公文的完整与安全，市档案局、市信息化工作办公室根据上级有关要求，决定于近期组织开展电子公文档案的清理、移交进馆工作。现将有关事项通知如下：

一、移交范围

电子公文的移交范围参照纸质文件的有关规定执行，并可根据电子公文的利用价值适当放宽。即凡是反映各立档单位公务活动，具有查考利用价值，主要包括文字、图像、视频、音频等类型的电子公文均须移交市档案馆集中保存。

二、移交形式、时间

2003年11月30日前形成的电子公文，于2003年12月30日前将电子公文以光盘的形式向市档案馆移交；2003年12月1日以后形成的电子公文，在成文后10天内，由立档单位的电子公文归档责任人以电子邮件（数据包）或其他载体形式向市档案馆移交。

三、移交电子公文的质量要求

（一）收集齐全、完整。

要参照本系统或本单位《文件材料归档与不归档范围》的要求，保证本单位所产生的、散存于各计算机及各存储载体中的应归档电子公文全部归档；要保证每一份电子公文的内容信息完整归档，当一个电子公文的内容信息由多个电子公文或数据链接组合而成时，链接的电子公文或数据须一并归档，并保证链接路径与其存储位置一致；对文字型电子文件格式或矢量图形格式等的电子公文中，存有动态链接信息，不能保证电子公文信息的完整性的，应采取将其转换为位图图像文件，使动态信息固化于图像文件中。

（二）准确鉴定。

1、参照本系统、本机关制定的《文件材料保管期限表》的规定，准确判定每一份或每一组电子公文的价值，分别定为永久、长期、短期保管的电子文件，剔除重份的或者没有保存价值的电子公文。

2、根据电子公文实行“双轨制”归档管理原则的要求，电子公文同时存在相应的纸质或其他载体形式的文件时（其中具有永久保存价值的文本或图形形式的电子公文如没有纸质等拷贝件，必须补制纸质文件），电子公文与纸质或其他载体形式的文件一并归档，并须保证其在内容、格式及相关说明和描述上完全一致。

3、归档前由文件形成单位按照规定的项目对电子公文的真实性、完整性和有效性进行检验，并由有关负责人签署意见。

（三）严格查毒、杀毒。

须对拟归档的电子公文进行严格的计算机病毒检验，任何带病毒的电子公文不能归档。经过杀毒后的电子公文，须经电子公文产生部门再次核对无误后方可归档，或重新归档无病毒损害的电子公文。

（四）存储格式通用、规范。

为保证归档保存的电子公文长期有效、可读，归档保存的电子公文应存储为通用的文件格式。

文字型电子公文以TXT、RTF、XML为通用格式（可以保存WPS、DOC格式的电子公文，但须同时保存同名RTF格式电子公文）；视频和多媒体电子公文以MPEG、AVI为通用格式；音频电子公文以WAV、MP3为通用格式；对以文字、图像、图形等多种形式混合而成的电子公文，以PDF为通用格式。

对用文字处理技术形成的文本电子公文，应注明文件存储格式、文字处理工具等，必要时同时保留文字处理工具软件；对用计算机辅助设计或绘图等设备获得的图形电子公文，应注明其软硬件环境和相关数据；文字或图像类的非通用存储格式的电子公文，无法或难以转换为通用存储格式的电子公文时，可采用信息固化方式转换为通用格式；对用视频或多媒体设备获得的文件以及用超媒体链结技术制作的文件，应同时收集其非通用格式的压缩算法和相关软件；对用音频设备获得的声音文件，应同时收集其属性标识、参数和非通用格式的相关软件；通用软件产生的电子公文，应同时收集其软件型号、名称、版本号和相关参数手册、说明资料等；专用软件产生的电子公文应尽可能转换成通用型电子公文，如不能转换，收集时则应连同专用软件一并收集；加密的电子公文应解密后归档保存。

（五）科学分类。

根据《广东省文件材料归档方法改革方案》的要求，对同一全宗内的电子公文按照“年度——保管期限——机构（问题）”的方法，以件为单位进行分类。具体做法如下：

1、设置文件夹。以“年度”为名设置一级文件夹；在一级文件夹下以“保管期限”为名设置二级文件夹；如有需要，在二级文件夹下以“机构（问题）”为名设置三级文件夹。

2、将电子公文按其形成年度、保管期限、机构（问题）等属性分类，归入相应的文件夹中集中存储。

（六）合理组织光盘、数据包。

以光盘形式移交的电子公文，要根据电子公文的数量及光盘容量合理组织，尽量将年度、保管期限、机构（问题）相同的电子公文组织在同一张盘片中，以一次性写入的方式存储到耐久性好的光盘上，禁止使用劣质一次写光盘刻录归档电子公文。

以电子邮件形式移交的电子公文，须采用 Winzip 软件将电子公文数据打包，要确保在数据打包后，每个数据包的大小不超出10 MB，且尽量将年度、保管期限、机构（问题）相同的电子公文组织在同一数据包中；数据包文件名由以下几部分组成：全宗号＋年度＋顺序号，如市水利局2003年第5个电子公文数据包的文件名可为“228-2003-005.zip”。

（七）编制目录及有关标识。

1、编制光盘号。光盘号格式如下：全宗号—F5—顺序号（其中“全宗号”为档案馆给立档单位编制的代号；“F5”为机关单位档案分类表中光盘档案的代号，“顺序号”为立档单位光盘的流水号）。

2、编制《电子公文目录》。可应用计算机档案管理软件或其他软件，以件为单位编制《电子公文目录》，目录著录项目有：件号、计算机文件名、文件题名、责任者、文号、日期、保管

期限、开放时间（指文件可开放给社会公众利用的起始年度）、备注等（格式见附件1）。《电子公文目录》须制成纸质目录一式2份（移交市档案馆和本单位自存各一份），并可将同一载体的《电子公文目录》存入名为“mulu . rtf”文件中，存储在同一载体上。

3、编制载体基本情况说明文件。每一个存储载体必须有说明该载体基本标识情况的电子文件，并以“biaoshi . txt（“标识”的汉语拼音）”为名存储在同一载体的根目录下，文件格式须为TXT文件格式（格式见附件2）。

4、编制载体标签。每一张光盘须以方型的透明塑料包装盒独立包装，并制作光盘标签，注明载体序号、全宗号、类别号、密级、保管期限、存入日期等（格式见附件3），标签文字向外贴在光盘盒上；须在光盘上用油性笔标注光盘编号。

（八）编制《归档电子公文移交、接收登记表》一式2份（格式见附件4）。

五、移交份数和移交手续。

以光盘形式移交电子公文的，向市档案馆移交的电子公文光盘应为一式3套（封存保管、查阅使用、异地保存各一套）；交接单位应对照《归档电子公文移交、接收登记表》对电子公文进行清点、核对、检验，确认无误后，由办理交接的相关人员在登记表上签字、盖章，登记表由交、接单位各存一份。

以电子邮件形式移交电子公文的，移交单位须将发送邮件的情况填入《发送电子邮件数据登记表》（格式见附件5）；市档案馆收到电子邮件后，须在两个工作日内向发送单位发出收到电子邮件的确认函，并将接收情况填入《接收电子邮件数据登记表》（格式见附件6）；如发送单位在发出电子邮件后3个工作日内没有收到确认函，要及时和市档案馆联系，必要时再次发送同名的电子公文数据文件。

六、电子公文移交责任部门和责任人

各单位的档案管理部门为电子公文归档移交的责任部门，各单位的档案员为电子公文归档移交责任人。请各单位在11月21日前，将本单位电子公文归档移交工作的责任人及联系电话报送市档案馆档案管理科。市档案馆档案管理科联系人：李岳英、李日旺，联系电话：3369609、3336571，传真电话：3280945，接收电子公文邮箱：dag@fsarc.gov.cn。

佛  山  市  档  案  局　　　佛山市信息化工作办公室　　　

二○○三年十一月十三日　

附件：

1、《电子公文目录》格式

2、biaoshi . txt 载体基本情况说明文件格式

3、光盘标签格式

4、《归档电子公文移交、接收登记表》格式

5、《发送电子邮件数据登记表》格式

6、《接收电子邮件数据登记表》格式