市直各有关单位：
　　现行电子文件查询中心已于2004年4月28日正式开通。开通之前产生的电子文件都是由市直各单位通过光盘、U盘及电子邮件方式送到市档案局。市档案局再将电子文件相关条目信息著录到现行电子文件查询中心数据库系统中，其工作量大，影响文件的时效。为进一步提高文件的时效性，实行规范管理，从2004年6月1日开始电子文件移交正式采取在线移交和离线移交两种方式。在线移交将通过办公自动化系统中交换平台实现；离线移交主要是针对不在办公自动化系统中交换平台向外发文的电子文件通过“离线数据包生成工具”（下载网址：19.130.251.4/110）所生成的数据包。打包后通过电子邮件或其他工具移交到市档案局，“离线数据包生成工具”需有密匙配合才能有效进行，请市直各单位5月20日前到我局领取密匙。对于办公自动化系统还没有正常运作的市直各单位，在线移交不能即时实现的，可暂时通过离线移交方式进行，但原文必须是有各单位红头文件名（即是套好红头的文件），不能将还未套有红头文件名的原文通过“离线数据包生成具”生成数据包，这样成生的文件是不规范的，不能上网利用。如各单位红头文件名制作有困难可直接与我局联系。

联系人：市档案局档案管理科李日旺，联系电话：83336571。

二○○四年五月十日

附件：离线数据包“形成单位”一览表